Het komt niet vaak voor dat ik een dag in het vooruitzicht heb zonder afspraken, en zonder dringende deadlines. Maar begin juni is het zover. Er komt een heerlijke lege vrijdag aan. Tijd om een aantal presentaties in Prezi uit te werken, een klusje waar ik al een tijdje – liefst in alle rust – mee bezig wil gaan. Maar donderdag aan het einde van de middag gaat de telefoon. Jolanda Huiskamp, teammanager van het vrouwenvoetbal in Heerenveen, de club waar ik me ook vrijwillig voor inzet, is aan de lijn. Morgen is er een persconferentie over het vertrek van Vivianne. Wil jij dat regelen met de familie? Eh, oké, ja, dat is goed.
Je weet misschien dat communicatie mijn vak is. Ik heb ik weet niet hoeveel persberichten geschreven en heel wat bijeenkomsten georganiseerd. Maar een persbijeenkomst heb ik niet zo vaak bij de hand gehad. Hoe pak ik dat aan? Ik begin maar eens met me goed informeren. Niet zo moeilijk, want zodra bekend is dat ik de organisatie op me neem spreek ik een hele serie mensen. Om te beginnen de vader van Vivianne. Want Vivianne kan zich prima redden, maar ze is ook ‘nog’ maar 17 jaar. Al snel is me duidelijk wat er gaat gebeuren: Vivianne vertrekt naar Bayern. Een droomtransfer, waar ze ook nog eens gaat spelen met rugnummer 10, hetzelfde als haar ‘collega’ Arjen Robben in München. Van transfer kun je trouwens eigenlijk niet spreken. Ze stapt wel over, maar er is geen transfersom. Zover is het vrouwenvoetbal (helaas) nog niet. De familie wil graag een bijeenkomst, omdat ze uit ervaring weten dat ze anders door iedereen gebeld worden. Ze hebben liever alles in één keer. Daar is wat voor te zeggen.
De volgende stap die ik zet is een beroep doen op mijn netwerk. Want hoe zorg ik ervoor dat dit bericht in zo’n kort tijdsbestek veel aandacht krijgt in de media? Gelukkig is er de Communicatiewinkel, mijn achtervang. Een club van meer dan zestig communicatieprofessionals die elkaar met raad en daad bij staan. Dat blijkt ook nu. Want ik plaats een bericht op intranet en binnen no time bellen twee collega’s me. Eén van hen stuur ik de persuitnodiging die ik inmiddels opgesteld heb. Ik bel ook met Simon Keijzer, die ik ken uit het vrouwenvoetbalnetwerk en die komend jaar ook actief zal zijn voor het vrouwenteam in Heerenveen. Hij is zeer ervaren in het organiseren van persbijeenkomsten rondom sporters en geeft me waardevolle tips. Bovendien tipt hij een paar van zijn contacten. In overleg met de familie Miedema besluiten we de bijeenkomst informeel te houden, volgens de Hiddink methode: gewoon met de pers om tafel gaan zitten, en het gesprek aangaan, in plaats van formeel tegenover elkaar plaats te nemen. De setting bij restaurant De Koningshof in Heerenveen leent zich daar ook prima voor. De bijeenkomst zal – in verband met ander overleg – vrijdag om 15 uur starten.
Diezelfde donderdagavond neemt de NOS contact op. Geweldig natuurlijk. Ze willen een item maken voor het Sportjournaal. Maar: dan is wachten tot 15 uur te laat. Ze willen eerder opnames maken ‘onder embargo’. Nu zul je misschien denken dat ze dat altijd zullen proberen, maar je hebt er ook rekening mee te houden dat er tijd nodig is voor montage en dat de media vastzitten aan uitzendmomenten. Meedenken is dus handig, ook in eigen belang.
Op vrijdag komen er nog toezeggingen van Omrop Fryslân, RTV Drenthe (Vivianne komt uit Hoogeveen) en het Dagblad van het Noorden. Aan het eind van de ochtend arriveert de NOS-ploeg. Maar dan gebeurt er iets onverwachts. Van alle kanten krijgen we berichten via app, sms en social media. Bayern München heeft, tegen alle afspraken in, al naar buiten gebracht dat Vivianne hun team gaat versterken. Het ANP pikt het bericht ook op. Oei, daar gaat de nieuwswaarde. We kunnen van de NOS natuurlijk vanaf dan niet meer vragen het bericht onder de pet te houden. Ze gaan meteen aan de slag en willen zo snel mogelijk uitzenden.
Omdat we toch de bijeenkomst door willen laten gaan spreken we af dat Vivianne tot het tijdstip van de bijeenkomst niet reageert op de berichtgeving die meteen flink los komt. Daarmee, en met wat heen en weer bellen, zorgen we ervoor dat de media die die middag zouden komen, ook inderdaad komen. Het wordt een bijeenkomst zoals we die graag wilden hebben: informeel, en met positieve uitzendingen en artikelen tot gevolg.
Het doel is bereikt: een geslaagde persbijeenkomst met heel veel goede publiciteit voor Vivianne en het vrouwenvoetbal in Heerenveen, waar meer talenten worden opgeleid. Het loopt anders dan we dachten door de loslippigheid van Bayern München, maar uiteindelijk heeft dat misschien zelfs wel meer aandacht opgeleverd. In ieder geval op social media. En voor mij persoonlijk? Ik ben een mooie ervaring rijker, en heb de nodige goodwill opgebouwd. Handig voor later, als ik op een ander moment, in een andere situatie weer eens hulp kan gebruiken en een beroep doe op mijn netwerk :-).
Mijn tips voor het organiseren van een goede persbijeenkomst:
1. Informeer je grondig
2. Schakel je netwerk in
3. Bereid je goed voor, maar zorg ook dat je kunt improviseren als dat nodig is
4. Hou het eenvoudig en ontspannen (als dat kan…)
Een paar resultaten: